01. Identificación del responsable
El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio web, formularios, canales digitales y operación comercial de HEVITAZ es:
- Razón social: [RAZÓN SOCIAL PENDIENTE]
- NIT: [NIT PENDIENTE]
- Dirección física: [DIRECCIÓN PENDIENTE], [CIUDAD PENDIENTE], Colombia.
- Correo para asuntos de datos personales: [CORREO DATOS PERSONALES PENDIENTE]
- Correo general: [CORREO GENERAL PENDIENTE]
- WhatsApp: [WHATSAPP PENDIENTE]
- Sitio web: [URL FINAL PENDIENTE]
02. Marco normativo
La presente política se expide en cumplimiento de:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales).
- Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio).
- Demás normas concordantes y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio.
03. Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Responsable: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento. Para esta política, HEVITAZ.
- Encargado: persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable (por ejemplo, proveedores de software, hosting o pasarela de pago).
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
04. Principios rectores
HEVITAZ aplica los principios de:
- Legalidad.
- Finalidad legítima.
- Libertad y autorización previa.
- Veracidad y calidad de la información.
- Transparencia.
- Acceso y circulación restringida.
- Seguridad.
- Confidencialidad.
05. Fuentes de recolección
HEVITAZ recolecta datos personales a través de las siguientes fuentes y puntos de contacto:
- Formularios del sitio web (contacto, configurador, recursos).
- Flujo de checkout y datos de facturación.
- Procesos de onboarding posteriores a la compra.
- Diagnóstico Laboral Preventivo, incluyendo documentos entregados por el cliente sobre su operación.
- Datos de representantes legales y responsables designados por el cliente.
- Comunicaciones por WhatsApp, correo electrónico y llamadas telefónicas.
- Pasarela de pago (referencias, montos y metadatos transaccionales, sin datos sensibles de tarjeta).
- Cookies y tecnologías similares, conforme a la Política de Cookies.
06. Tipos de datos tratados
Según el canal y la finalidad, HEVITAZ podrá tratar:
- Datos de identificación: nombre, documento, cargo, NIT, razón social.
- Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, WhatsApp, dirección, ciudad y departamento.
- Datos comerciales: plan contratado, modalidad, valores facturados, historial de operación.
- Datos laborales del cliente: información sobre la operación del empleador (cargos, riesgos, contratos, soportes), entregada por el cliente para efectos del acompañamiento. Esta información se trata con base en la relación contractual con el cliente.
- Datos de navegación: dirección IP, dispositivo, páginas visitadas, en los términos de la Política de Cookies.
07. Finalidades del tratamiento
HEVITAZ tratará los datos personales con las siguientes finalidades:
- Gestionar la relación comercial, contractual y operativa con el cliente.
- Prestar los servicios contratados, incluyendo el Diagnóstico Laboral Preventivo y el acompañamiento continuo.
- Procesar pagos a través de la pasarela y emitir facturación.
- Enviar comunicaciones operativas, contractuales y de soporte por correo, WhatsApp y teléfono.
- Enviar comunicaciones comerciales sobre productos, servicios, actualizaciones normativas y contenidos de interés, previa autorización del titular.
- Atender consultas, reclamos, peticiones, sugerencias y ejercicios de derechos del titular.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias.
- Mantener registros históricos por los plazos legales aplicables.
- Mejorar el sitio, los servicios y la experiencia del usuario mediante analítica y métricas agregadas.
08. Datos sensibles y datos de menores
HEVITAZ no requiere de manera ordinaria el tratamiento de datos sensibles ni de datos de niños, niñas y adolescentes. En caso de que, en el marco de la prestación del servicio, el cliente remita documentos que contengan este tipo de datos, HEVITAZ los tratará con medidas reforzadas de seguridad y únicamente para la finalidad contractual específica.
El titular podrá negarse a entregar datos sensibles, salvo cuando la ley lo establezca como obligatorio.
09. Derechos del titular
El titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista deber legal o contractual de conservarlo.
- Acceder de forma gratuita a sus datos.
10. Canales para ejercer derechos
El titular podrá ejercer sus derechos a través de:
- Correo electrónico: [CORREO DATOS PERSONALES PENDIENTE]
- WhatsApp: [WHATSAPP PENDIENTE]
- Dirección física: [DIRECCIÓN PENDIENTE], [CIUDAD PENDIENTE], Colombia.
11. Procedimiento de consultas y reclamos
Consultas
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender en dicho plazo, se informará al titular los motivos y la fecha estimada de respuesta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al recibo. Cuando no sea posible atender en dicho plazo, se informará al titular los motivos y la fecha estimada de respuesta, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
El reclamo debe contener: identificación del titular, descripción de los hechos, dirección de notificación y acompañar los documentos de soporte cuando corresponda.
12. Autorización del titular
La autorización del titular se obtiene a través de medios electrónicos en los formularios y en el checkout del sitio, mediante casillas de aceptación expresa. En todos los casos, el titular es informado de las finalidades del tratamiento y de la presente política antes de otorgar su autorización.
13. Almacenamiento y seguridad
HEVITAZ implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido. Entre estas medidas se incluyen controles de acceso, cifrado en tránsito, copias de respaldo y políticas internas de manejo de información.
Ningún sistema es completamente invulnerable. Si HEVITAZ detecta un incidente de seguridad que comprometa datos personales, notificará a los titulares afectados y a la autoridad cuando corresponda.
14. Transferencia y transmisión de datos
HEVITAZ podrá transferir o transmitir datos personales a:
- Proveedores tecnológicos que actúen como encargados del tratamiento, bajo cláusulas contractuales que aseguren el cumplimiento de la presente política.
- Pasarela de pago para el procesamiento de transacciones.
- Autoridades competentes, cuando exista requerimiento legal o judicial.
- Aliados estratégicos, exclusivamente cuando sea necesario para la prestación del servicio y con autorización del titular.
Cuando la transferencia internacional sea necesaria, HEVITAZ verificará que el país destino ofrezca niveles adecuados de protección o, en su defecto, suscribirá las cláusulas contractuales que exija la normativa colombiana.
15. Proveedores tecnológicos
HEVITAZ utiliza proveedores tecnológicos para la operación del sitio, comunicaciones y procesamiento de pagos, entre otros. Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento y solo pueden usar los datos para la finalidad acordada con HEVITAZ.
Entre las categorías de proveedores se encuentran: hosting y servicios en la nube, plataformas de mensajería (incluyendo WhatsApp), herramientas de correo electrónico y analítica, y la pasarela de pago.
16. Vigencia de la base de datos
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento y con las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables. Una vez vencidos dichos plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados.
17. Actualización de la política
HEVITAZ podrá actualizar esta política en cualquier momento. La versión vigente será la publicada en esta página, con su fecha de última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, se informará al titular a través de los canales habituales.
18. Autoridad de control
La autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales. El titular puede presentar quejas en www.sic.gov.co.