Las presentes Condiciones Comerciales regulan las reglas específicas aplicables a la contratación del Diagnóstico Laboral Preventivo, las Membresías de Amparo Laboral Continuo y los servicios con alcance adicional ofrecidos por HEVITAZ.
Estas Condiciones Comerciales complementan los Términos y Condiciones generales del sitio web. En caso de diferencia entre ambos documentos respecto de la contratación de servicios, prevalecerán estas Condiciones Comerciales en lo relacionado con diagnóstico, membresías, precios, activación, reajustes, alcance y servicios adicionales.
01. Identificación del proveedor
Los servicios ofrecidos bajo la marca HEVITAZ son prestados por [RAZÓN SOCIAL PENDIENTE], identificada con NIT [NIT PENDIENTE], con domicilio en [CIUDAD PENDIENTE], Colombia.
Canales de contacto:
- Correo general: [CORREO GENERAL PENDIENTE]
- Correo para datos personales: [CORREO DATOS PERSONALES PENDIENTE]
- WhatsApp / teléfono: [WHATSAPP PENDIENTE]
- Dirección física: [DIRECCIÓN PENDIENTE]
02. Servicios regulados por estas condiciones
Estas Condiciones Comerciales aplican a:
- Diagnóstico Laboral Preventivo.
- Membresías de Amparo Laboral Continuo.
- Servicios con alcance adicional.
- Pagos realizados por medios digitales.
- Ajustes posteriores al Diagnóstico Laboral Preventivo.
- Condiciones comerciales asociadas a compromiso anual, diagnóstico incluido, saldos a favor y diferencias.
03. Diagnóstico Laboral Preventivo
El Diagnóstico Laboral Preventivo es una revisión inicial de la situación laboral de la empresa, basada en la información entregada por el cliente y en los documentos o soportes que HEVITAZ solicite.
El diagnóstico tiene como finalidad:
- Identificar el punto de partida laboral de la empresa.
- Definir un semáforo laboral inicial.
- Identificar riesgos, vacíos documentales o señales de exposición.
- Recomendar una ruta priorizada de acciones.
- Sugerir la membresía aplicable.
- Confirmar el módulo sectorial y riesgo base.
- Identificar si existen situaciones que requieren alcance adicional.
El Diagnóstico Laboral Preventivo no constituye auditoría legal profunda, litigio, representación judicial, respuesta formal ante autoridades, implementación de SG-SST, operación de nómina, PILA, gestión diaria de recursos humanos ni garantía de ausencia de riesgos laborales.
04. Diagnóstico como requisito previo para activar membresías
Toda Membresía de Amparo Laboral Continuo inicia con un Diagnóstico Laboral Preventivo.
La membresía no se entenderá activada definitivamente hasta que:
- Se confirme el pago correspondiente.
- El cliente entregue la información mínima requerida.
- Se realice el Diagnóstico Laboral Preventivo.
- HEVITAZ confirme el plan, precio, alcance y ruta priorizada aplicables.
- El cliente acepte cualquier ajuste que resulte necesario, cuando aplique.
05. Diagnóstico independiente
El cliente podrá adquirir el Diagnóstico Laboral Preventivo de forma independiente, sin contratar una membresía.
En este caso, el cliente recibirá los entregables propios del diagnóstico, incluyendo, según el alcance aplicable:
- Semáforo laboral inicial.
- Mapa de riesgos principales.
- Ruta priorizada.
- Recomendación de membresía.
- Identificación de módulo sectorial y riesgo base.
- Alertas sobre posibles servicios con alcance adicional.
La compra del diagnóstico independiente no obliga al cliente a contratar una membresía posterior.
06. Membresía mensual y diagnóstico con costo
Cuando el cliente adquiere una membresía mensual sin compromiso anual, el Diagnóstico Laboral Preventivo se paga aparte.
En este caso, el valor inicial a pagar podrá incluir:
- Valor del diagnóstico inicial.
- Primer periodo mensual de la membresía seleccionada o configurada.
- Otros valores expresamente informados antes del pago, si aplica.
La activación definitiva de la membresía mensual queda sujeta a la realización del diagnóstico y a la confirmación del alcance aplicable.
07. Membresía con compromiso anual y diagnóstico incluido
Cuando el cliente adquiere una membresía con compromiso anual de doce meses o más, el Diagnóstico Laboral Preventivo inicial queda incluido sin costo como beneficio comercial.
El compromiso anual implica que el cliente acepta mantener la membresía durante el periodo mínimo indicado en el proceso de contratación.
El beneficio del diagnóstico incluido aplica únicamente para el diagnóstico inicial asociado a la activación de la membresía anual. Diagnósticos posteriores, revisiones extraordinarias, auditorías profundas o servicios adicionales podrán tener costo independiente si exceden el alcance contratado.
08. Valor inicial sujeto a validación
Los valores mostrados durante el proceso de configuración o checkout son valores iniciales calculados con base en la información entregada por el cliente.
El valor inicial puede depender de:
- Tipo de negocio.
- Número de personas vinculadas a la operación.
- Volumen de novedades laborales.
- Contratistas recurrentes.
- Módulo sectorial.
- Riesgo base.
- Estado documental.
- Situaciones que requieren revisión.
- Modalidad de contratación.
- Diagnóstico incluido o con costo.
El cliente entiende y acepta que el valor inicial está sujeto a validación durante el Diagnóstico Laboral Preventivo.
09. Reajustes posteriores al diagnóstico
Después de realizar el Diagnóstico Laboral Preventivo, HEVITAZ podrá confirmar o ajustar la recomendación inicial.
Si la información entregada por el cliente fue incompleta, imprecisa, errónea o no corresponde a la realidad de la empresa, HEVITAZ podrá:
- Confirmar el plan inicialmente seleccionado.
- Recomendar una membresía superior.
- Recomendar una membresía inferior.
- Ajustar el precio mensual.
- Ajustar el alcance.
- Reconocer saldo a favor.
- Cobrar una diferencia.
- Recomendar servicios con alcance adicional.
- Abstenerse de activar la membresía hasta que el cliente acepte el ajuste aplicable.
10. Saldos a favor
Si después del diagnóstico se determina que el cliente pagó un valor superior al que corresponde según el alcance final confirmado, HEVITAZ podrá reconocer un saldo a favor.
El saldo a favor podrá aplicarse, según el caso y las condiciones comerciales vigentes, a:
- Meses futuros de la membresía.
- Servicios adicionales.
- Ajustes del mismo contrato o servicio.
- Otra alternativa acordada entre las partes.
La devolución de dinero, cuando proceda, estará sujeta a validación administrativa, tiempos bancarios, reglas de la pasarela de pago y condiciones comerciales aplicables.
11. Diferencias por pagar
Si después del diagnóstico se determina que el cliente requiere una membresía superior, mayor alcance o servicios adicionales, HEVITAZ podrá solicitar el pago de la diferencia correspondiente.
La membresía no se activará definitivamente, o podrá quedar suspendida en su activación, hasta que el cliente acepte el ajuste y pague la diferencia cuando aplique.
12. Alcance de las membresías
Las membresías de Amparo Laboral Continuo son servicios de acompañamiento preventivo mensual.
Según el plan contratado, pueden incluir:
- Revisión mensual de novedades laborales.
- Orientación preventiva.
- Revisión de documentos y soportes según el plan.
- Semáforo laboral mensual.
- Ruta priorizada.
- Alertas según módulo sectorial.
- Identificación de riesgos y situaciones que requieran alcance adicional.
- Seguimiento preventivo de pendientes.
El alcance específico dependerá del plan, diagnóstico, modalidad y condiciones aceptadas por el cliente.
13. Personas vinculadas a la operación
Para definir la membresía aplicable, HEVITAZ podrá considerar no solo empleados en nómina, sino también personas que participan de forma recurrente en la operación de la empresa, tales como:
- Contratistas recurrentes.
- Prestadores de servicios.
- Freelancers habituales.
- Personal por turnos, días u horas.
- Aprendices o practicantes.
- Personal tercerizado bajo dirección práctica de la empresa.
- Otros perfiles vinculados recurrentemente a la operación.
El cliente debe entregar información completa sobre estas personas cuando sea requerida durante el proceso de configuración o diagnóstico.
14. Módulo sectorial y riesgo base
HEVITAZ clasifica las empresas en módulos sectoriales para orientar el enfoque preventivo y ajustar el valor de la membresía según el riesgo base del tipo de operación.
El módulo sectorial no implica automáticamente un cambio de plan, pero puede ajustar el precio dentro del mismo nivel de membresía.
Si la operación presenta mayor volumen, complejidad, señales de exposición o situaciones que excedan el alcance del nivel inicialmente seleccionado, HEVITAZ podrá recomendar diagnóstico ampliado, cambio de plan o alcance adicional.
15. Servicios con alcance adicional
No hacen parte de la cobertura base de las membresías, salvo acuerdo expreso:
- Litigios laborales.
- Conciliaciones.
- Representación judicial.
- Procesos ante autoridades.
- Respuestas complejas a requerimientos del Ministerio del Trabajo, UGPP u otras autoridades.
- Implementación de SG-SST.
- Nómina mensual.
- PILA operativa.
- Auditorías históricas profundas.
- Reconstrucción documental masiva.
- Procesos disciplinarios complejos.
- Gestión diaria de recursos humanos.
- Reclutamiento o selección.
- Casos relacionados con sindicatos, fueros, estabilidad laboral reforzada o conflictos colectivos.
- Cualquier otro servicio que exceda la revisión preventiva contratada.
Estos servicios podrán cotizarse por separado según complejidad, urgencia, volumen documental, riesgo, tiempo estimado y especialización requerida.
16. Excesos de uso o volumen
Si durante la membresía el cliente supera las novedades, documentos, soportes, solicitudes o volumen incluido en el plan contratado, HEVITAZ podrá:
- Programar la atención para el siguiente ciclo.
- Recomendar un plan superior.
- Cotizar el alcance adicional.
- Priorizar los casos de mayor exposición.
- Ajustar el alcance de atención según disponibilidad y condiciones contratadas.
La membresía no constituye un servicio ilimitado ni cubre automáticamente cualquier volumen de trabajo laboral.
17. Obligaciones del cliente
El cliente se obliga a:
- Entregar información veraz, completa y actualizada.
- Informar oportunamente cambios relevantes en la operación.
- Suministrar documentos y soportes requeridos.
- Asegurar que cuenta con autorización para compartir información de la empresa y sus responsables.
- Validar internamente los datos suministrados.
- Revisar y aprobar documentos, recomendaciones o ajustes cuando corresponda.
- Pagar oportunamente los valores aplicables.
- Respetar los límites del servicio contratado.
- No ocultar información relevante para el diagnóstico o acompañamiento.
18. Obligaciones de HEVITAZ
HEVITAZ se obliga a:
- Prestar los servicios dentro del alcance contratado.
- Revisar la información suministrada por el cliente.
- Emitir recomendaciones preventivas según el diagnóstico o membresía.
- Informar cuando un caso exceda el alcance contratado.
- Mantener confidencialidad sobre la información recibida.
- Tratar los datos personales conforme a la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales .
- Comunicar ajustes de plan, precio o alcance cuando el diagnóstico lo justifique.
19. No garantía de resultado
Los servicios de HEVITAZ son de medio y no de resultado.
HEVITAZ no garantiza la eliminación absoluta de riesgos laborales, la inexistencia de demandas, sanciones, reclamaciones, conflictos, errores internos del cliente o decisiones adversas de autoridades.
Las recomendaciones dependen de la información entregada por el cliente, del alcance contratado y de las circunstancias concretas identificadas.
20. Activación, suspensión o no activación del servicio
HEVITAZ podrá abstenerse de activar, suspender o condicionar la activación de una membresía cuando:
- El cliente no entregue información mínima requerida.
- La información suministrada sea incompleta, falsa o contradictoria.
- El diagnóstico identifique un alcance superior no aceptado por el cliente.
- El cliente no pague diferencias requeridas.
- Existan situaciones de alta complejidad no cubiertas por la membresía.
- El caso requiera servicios con alcance adicional que el cliente no acepte.
- Se incumplan estas Condiciones Comerciales.
21. Cancelaciones y terminación
Las condiciones de cancelación, terminación anticipada, efectos del compromiso anual, saldos pendientes o valores no reembolsables dependerán de la modalidad contratada y de las condiciones aceptadas en el proceso de compra.
En caso de membresía anual, el cliente acepta que existe un compromiso comercial mínimo de doce meses. La terminación anticipada podrá generar efectos económicos según las condiciones pactadas.
22. Pagos y pasarela
Los pagos se procesarán mediante la pasarela habilitada por HEVITAZ, como Wompi u otra que se informe en el sitio web.
HEVITAZ no almacena datos de tarjetas ni información bancaria sensible.
La aprobación, rechazo, reversión o validación de pagos puede depender de la pasarela, entidades financieras, franquicias, métodos de pago o controles antifraude.
23. Facturación
HEVITAZ podrá emitir los documentos equivalentes, facturas o soportes correspondientes según la normativa tributaria aplicable y la información suministrada por el cliente.
El cliente es responsable de entregar información de facturación correcta y actualizada.
24. Tratamiento de datos
La información entregada por el cliente será tratada conforme a la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales de HEVITAZ.
El cliente declara que cuenta con autorización para entregar datos personales de representantes, responsables, contactos o personas vinculadas a la operación cuando ello sea necesario para el diagnóstico o la prestación del servicio.
25. Modificaciones
HEVITAZ podrá actualizar estas Condiciones Comerciales en cualquier momento. La versión vigente será la publicada en el sitio web.
Las condiciones aplicables a una contratación específica serán las aceptadas por el cliente al momento de realizar la compra o contratación, salvo modificación posterior aceptada expresamente.
26. Contacto
Para consultas sobre estas Condiciones Comerciales, el cliente podrá comunicarse a:
- Correo general: [CORREO GENERAL PENDIENTE]
- Correo para datos personales: [CORREO DATOS PERSONALES PENDIENTE]
- WhatsApp / teléfono: [WHATSAPP PENDIENTE]
- Dirección física: [DIRECCIÓN PENDIENTE]
- Sitio web: [URL FINAL PENDIENTE]