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ABC de la reforma laboral

Qué cambia y qué debe revisar tu empresa

Una guía práctica para entender los cambios laborales más relevantes y revisar cómo pueden afectar contratos, jornadas, pagos, soportes y decisiones sensibles.

La reforma laboral no se trata solo de conocer la norma. El punto importante es identificar qué debe ajustar tu empresa en la operación diaria.

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Contexto

La reforma laboral ya está vigente

La Ley 2466 de 2025 modificó parcialmente normas laborales en Colombia. Para las empresas, el reto no es memorizar todos los artículos, sino revisar qué cambia en su forma de contratar, organizar jornadas, pagar recargos, documentar novedades y tomar decisiones laborales.

Esta guía resume temas clave para empresas. No reemplaza una revisión laboral específica de tu operación.

Cambios clave

Cambios que debes revisar primero

Estos son algunos puntos de la reforma que pueden impactar con mayor frecuencia a micro y pequeñas empresas.

01

Contratos con más exigencia documental

Los contratos a término fijo deben celebrarse por escrito y no pueden superar cuatro años. Si no cumplen los requisitos, pueden entenderse como contratos a término indefinido desde el inicio. En los contratos por obra o labor también debe identificarse de forma clara y detallada la obra o labor contratada.

Qué revisar
  • Contratos vigentes.
  • Prórrogas.
  • Duración acumulada.
  • Soportes escritos.
  • Descripción real de la obra o labor.
02

La noche laboral inicia más temprano

La reforma establece que el trabajo nocturno comprende el periodo entre las 7:00 p. m. y las 6:00 a. m. Esto puede impactar empresas con turnos, operación extendida, comercio, servicios, atención nocturna o personal operativo.

Qué revisar
  • Horarios reales.
  • Turnos.
  • Recargos nocturnos.
  • Sistemas de registro.
  • Costos laborales.
03

Más control sobre horas extras

El empleador debe llevar registro del trabajo suplementario de cada trabajador, indicando actividad desarrollada, número de horas y si son diurnas o nocturnas. También debe entregar la relación de horas extras al trabajador que la solicite, junto con el soporte de pago.

Qué revisar
  • Registro de horas extras.
  • Autorizaciones internas.
  • Soportes de pago.
  • Límites diarios y semanales.
  • Evidencia disponible ante requerimientos.
04

Mayor costo gradual en días de descanso obligatorio

El trabajo en días de descanso obligatorio llega al recargo del 100%, con aplicación gradual: 80% desde el 1 de julio de 2025, 90% desde el 1 de julio de 2026 y plena aplicación desde el 1 de julio de 2027.

Qué revisar
  • Personal que trabaja domingos o festivos.
  • Costos de operación.
  • Programación de turnos.
  • Soportes de pago.
  • Políticas internas de descanso.
05

Las sanciones requieren más trazabilidad

Para aplicar sanciones disciplinarias deben respetarse garantías mínimas de debido proceso, como comunicación formal, hechos por escrito, traslado de pruebas, término para defensa, decisión motivada, proporcionalidad y posibilidad de impugnar.

Qué revisar
  • Procedimiento disciplinario.
  • Formatos de llamados de atención.
  • Evidencia.
  • Actas de descargos.
  • Reglamento interno.
  • Trazabilidad de decisiones.
06

Más cuidado con contratistas y subcontratistas

La reforma mantiene reglas sobre contratistas y subcontratistas, incluyendo responsabilidad solidaria en ciertos casos cuando se contratan obras o servicios relacionados con las actividades normales de la empresa.

Qué revisar
  • Contratistas recurrentes.
  • Prestación de servicios.
  • Terceros bajo dirección práctica.
  • Actividades misionales o normales del negocio.
  • Riesgo de solidaridad o subordinación práctica.
07

El contrato de aprendizaje cambia de naturaleza

El contrato de aprendizaje queda definido como un contrato laboral especial y a término fijo, sujeto a reglas sustantivas laborales, con duración determinada y apoyo de sostenimiento mensual según la etapa y modalidad de formación.

Qué revisar
  • Aprendices actuales.
  • Cuotas de aprendizaje.
  • Apoyos de sostenimiento.
  • Seguridad social.
  • Documentación de la relación.
08

La implementación también mira a micro y pequeñas empresas

La Ley prevé programas de acompañamiento y fortalecimiento para micro y pequeñas empresas, así como medidas de formalización laboral. Esto confirma que la reforma no es solo un asunto de grandes empresas.

Qué revisar
  • Nivel de formalización.
  • Personas vinculadas.
  • Soportes mínimos.
  • Cumplimiento mensual.
  • Necesidad de acompañamiento preventivo.
Resumen accionable

Qué cambia, qué revisar y qué riesgo evitar

Cambio Contratos a término fijo / obra o labor
Qué revisar Revisar contratos escritos, prórrogas, duración y objeto.
Riesgo si no se ajusta Que la relación se entienda indefinida o mal documentada.
Cambio Jornada nocturna
Qué revisar Revisar turnos después de las 7:00 p. m.
Riesgo si no se ajusta Recargos mal liquidados o soportes incompletos.
Cambio Horas extras
Qué revisar Revisar registros, autorizaciones y pagos.
Riesgo si no se ajusta Reclamaciones, sanciones o falta de evidencia.
Cambio Dominicales y festivos
Qué revisar Revisar programación, costos y soportes.
Riesgo si no se ajusta Pagos incompletos o aumento no previsto del costo laboral.
Cambio Sanciones disciplinarias
Qué revisar Revisar procedimiento, pruebas y actas.
Riesgo si no se ajusta Sanciones mal aplicadas o decisiones cuestionables.
Cambio Contratistas
Qué revisar Revisar autonomía real, subordinación, continuidad y soportes.
Riesgo si no se ajusta Contrato realidad, solidaridad o reclamaciones laborales.
Cambio Aprendices
Qué revisar Revisar naturaleza del contrato, apoyo y seguridad social.
Riesgo si no se ajusta Incumplimientos en la vinculación o pagos asociados.
Plan de acción

Por dónde empezar

No todas las empresas deben revisar lo mismo con la misma urgencia. El punto es identificar dónde existe mayor exposición.

  1. 1

    Identifica a todas las personas vinculadas

    Incluye empleados, contratistas, aprendices, personal por turnos, freelancers recurrentes y terceros que participan en la operación.

  2. 2

    Revisa horarios y pagos reales

    No te quedes solo con lo pactado. Revisa cómo se trabaja realmente: turnos, recargos, horas extras, domingos y festivos.

  3. 3

    Ordena contratos y soportes

    Verifica que los contratos, otrosíes, actas, llamados de atención, pagos y documentos estén completos y actualizados.

  4. 4

    Prioriza lo más sensible

    No intentes corregir todo al tiempo. Empieza por jornadas, contratistas recurrentes, terminaciones, pagos variables y soportes incompletos.

  5. 5

    Haz seguimiento mensual

    La reforma no se gestiona una sola vez. Las novedades laborales cambian cada mes.

De la norma a la operación

La reforma se entiende una vez. El riesgo se gestiona cada mes.

Leer la reforma ayuda a entender qué cambió. Pero la exposición laboral aparece en la operación diaria: en cómo contratas, pagas, documentas, haces cambios, terminas relaciones o gestionas novedades.

HEVITAZ acompaña a tu empresa con revisión, priorización, puesta en orden, entregables mensuales y seguimiento continuo.

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Dudas comunes

Preguntas frecuentes sobre la reforma laboral

¿La reforma laboral aplica a microempresas?

Sí. La reforma modifica normas laborales generales. Algunas obligaciones aplican según el tipo de vínculo, operación, jornadas y personas vinculadas. Por eso es importante revisar el caso concreto de cada empresa.

¿Debo cambiar todos mis contratos?

No necesariamente. Primero debes revisar qué contratos tienes, cómo están documentados, cuánto tiempo llevan, si han tenido prórrogas y si corresponden a la realidad de la operación.

¿Qué pasa si tengo contratistas?

Debes revisar si realmente actúan con autonomía o si en la práctica funcionan como trabajadores subordinados. La continuidad, dirección práctica, horarios, dependencia y actividad del negocio pueden aumentar exposición.

¿Qué empresas deben revisar jornada nocturna?

Las que tengan personal trabajando después de las 7:00 p. m., turnos extendidos, atención nocturna, comercio, servicios, operación logística o cualquier actividad fuera del horario diurno.

¿Qué pasa con domingos y festivos?

El recargo por trabajo en días de descanso obligatorio aumenta gradualmente hasta llegar al 100%. Las empresas deben revisar costos, turnos y soportes de pago.

¿HEVITAZ interpreta la reforma por mí?

HEVITAZ no reemplaza una decisión judicial ni promete cero riesgo. Ayuda a identificar exposición, priorizar acciones, ordenar soportes y acompañar decisiones laborales preventivas.

Siguiente paso

Convierte la reforma en una ruta de acción

No basta con saber qué cambió. Tu empresa necesita identificar qué debe revisar primero y cómo mantener el orden laboral mes a mes.

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